Ассоциация развития digital-агентств (ARDA) после опроса руководителей агентств о применяемых антикризисных мерах составила список рекомендаций и чек-лист, которыми мы хотим с вами поделиться.
Важно оговориться, что эти советы — не официальная позиция ARDA и не прямое руководство к действию. Это выведенный из практики комплекс мер, который может послужить вашей компании опорой во времена турбулентности. Советы будут обновляться и дополняться.
Краткий чек-лист
- Забота о своем психологическом состоянии.
- Забота о психологическом состоянии сотрудников.
- Забота о качестве услуг и жесткий его контроль.
- Усиленный контроль оплат и расходов.
- Поиск и устранение «слабых» мест в текущей системе или подготовка плана Б: иностранные подрядчики, банки, сервисы могут перестать работать в любой момент.
Что можно сделать сейчас, чтобы снизить риски для агентства
Во времена кризиса важно по максимуму прикрыть финансовые риски, спланировать действия по отношению к сотрудникам и клиентам, пересмотреть взаимоотношения с подрядчиками и сервисами, позаботиться об IT- и физической безопасности компании.
С финансами, налогами, задолженностью
- Подготовить запас наличных средств на случай проблем с банками.
- Приостановить кредитование клиентов.
- Отследить и остановить работы при наличии задолженности со стороны клиента.
- Проконтролировать судебные процессы по дебиторской задолженности. Возможно, с кем-то удастся перейти на мировые соглашения, а по кому-то подать в банки исполнительные листы.
- Оценить надежность банка, с которым вы сотрудничаете. Надежный банк лучше, чем модный.
- Выделить часть поступлений в накопительный страховой фонд. Он должен быть надежно сохранен и оперативно доступен.
- Создать отдельный замороженный запас средств на случай неожиданного штрафа из ФНС или других непредвиденных расходов.
- Уплачивать налоги поквартально, если это технически возможно, чтобы не накапливать их.
С сотрудниками и фондом оплаты труда
- Провести общее собрание с сотрудниками, объяснить позицию руководства, меры и планы.
- Провести общее собрание с руководителями, обозначить план действий с разными сценариями развития событий.
- Разобраться с переводами денег фрилансерам, работающим из-за рубежа.
- Наладить непосредственный диалог с руководством один на один.
- Поставить на паузу новые непроверенные направления, требующие больших инвестиций и привлечения новых сотрудников.
- При необходимости сформировать легальные и экологичные по отношению к сотрудникам меры по сокращению фонда оплаты труда, а также остановить работу или перевести на полставки «запасных» сотрудников, работа которых не критически важна для операционной деятельности.
С клиентами
- Поговорить с клиентами, сформулировать позицию агентства как надежного партнера в любой ситуации.
- Составить инструкцию/регламент для менеджеров по отработке ситуаций снижения клиентских бюджетов.
- Предупредить клиентов о возможных трудностях на площадках, которые могут попасть под блокировку, предложить альтернативы.
- Клиентам, которые паникуют и хотят отключать рекламу или отдельные источники, можно предложить снизить на месяц оплату за свои услуги, оставив все бюджеты на месте. И пообещать ежедневно мониторить эффективность, а через месяц, если все будет в порядке, вернуться в нормальный режим. С самыми тревожными временно можно перейти на понедельную оплату услуг и бюджетов.
С подрядчиками, сервисами, рекламными системами
- Пересмотреть условия сотрудничества в антикризисном режиме.
- Убедиться, что ваше сотрудничество с зарубежными подрядчиками не подпадает под статью о государственной измене.
- Обдумать риски, связанные с кредитными линиями по рекламным бюджетам с рекламными системами.
С IT-безопасностью
- Скачать документы и файлы из Google Drive, Dropbox, Figma, Notion, перенести их на Яндекс.Диск или сервер для хранения данных NAS.
- Мониторить статус работы и возможности оплаты разных сервисов — Tilda, Zoom, иностранных CMS, телефонии и так далее.
- Рассмотреть отечественные альтернативы зарубежных сервисов и быть готовыми быстро на них перейти.
- Скачать на офлайн-диск бэкапы всех сайтов, включая сайты на Tilda.
- Убедиться, что номера телефонов всех сотрудников есть у компании и у них между собой.
- Убедиться в стабильности работы действующей в компании системы управления задачами — Битрикс, Планфикс, Trello, Jira или другой.
С офисом и физической безопасностью
- Если офис в арендуемом помещении — продумать варианты переезда.
- Договориться о снижении арендной платы.
- Продумать варианты продажи лишнего оборудования и мебели.
Что можно сделать, если выручка падает
- Подготовить досудебные претензии по дебиторской задолженности — проблемной и грозящей перейти в проблемную.
- Рассмотреть варианты сокращения junior-специалистов и стажеров, далее — низкоквалифицированных сотрудников.
- Перевести часть сотрудников на половину или четверть ставки.
- Для менеджмента: уменьшить оклады, приостановить выплату дивидендов и бонусов.
- Прекратить сотрудничество с IT-поддержкой.
