Как работать с новым юрлицом eLama: FAQ и инструкции для бухгалтеров

С начала июля 2024 года eLama начнет переходить на новое юридическое лицо. Отвечаем на вопросы, которые в связи с этим могут возникнуть у вас и ваших бухгалтеров, и прикладываем короткие инструкции.

Зачем заключать новый договор с eLama?

С июля 2024 услуги на платформе eLama будет оказывать другое юрлицо: ООО «СМБ-Сервис» вместо ООО «АДВ-Сервис». Вы сможете в спокойном режиме израсходовать деньги, зачисленные на баланс по прежнему договору, но пополнить его после смены юрлица уже не получится.

Кому нужно заключать новый договор?

Оформить договор на новое юрлицо нужно всем пользователям eLama.

Если для работы по постоплате, участия в партнерской программе и пр. вы подписывали с нами бумажный договор, наши специалисты свяжутся с вами для заключения нового.

Как заключить новый договор?

В личном кабинете eLama вы сможете скопировать данные из старых договоров с «АДВ-Сервис» и перенести их в новый. Условия договора не изменятся. Поменяются только номер договора, платежные реквизиты и юридические данные вашего контрагента по договору с eLama.

Пожалуйста, не забывайте проверять, что указали верные данные при формировании документов и оплате счетов по договорам с ООО «СМБ-Сервис».

Если вы хотите перенести в новый договор данные из старого:

1. Перейдите в раздел «Финансы» — «Договоры».
2. Выберите нужный договор с «АДВ-Сервис» и кликните на «Перенести в новый договор».
3. Дайте согласие на перенос данных.
4. Проверьте данные и скорректируйте при необходимости.
5. Согласитесь с новой офертой, а также на передачу персональных данных и нажмите «Добавить договор».

Если вы хотите создать договор с нуля:

1. Перейдите в раздел «Финансы» — «Договоры».
2. Кликните на «Добавить договор».
3. Заполните реквизиты и нажмите «Добавить договор».

Создание нового договора займет до пяти минут.

Договоры различаются суффиксом в номере. У «АДВ-Сервис» это adv, а у «СМБ-Сервис» — smb:

• Договор с «АДВ-Сервис»: 2022/08/30-222222-adv.

• Договор с «СМБ-Сервис»: 2024/07/01-111111-smb.

Как оплачивать счет по новым реквизитам?

Реквизиты eLama изменятся с июля. Пожалуйста, проверяйте их при оплате.

Не забывайте указать номер счета полностью, он состоит из двух частей. Например: ОПЛ-16694332453 ЛСС-5163656756-1.

Оплатить счет можно только с расчетного счета ИП или юрлица. Со счета физлица и с корпоративной карты юрлица это сделать не получится.

Как по новому договору будет рассчитываться НДС?

«СМБ-Сервис», как и «АДВ-Сервис», будет работать на общей системе налогообложения.

Что делать с договорами, заключенными на прежнее юрлицо?

Договор с «АДВ-Сервис» останется бессрочным, но выставить новый счет или пополнить баланс по нему после 1 июля 2024 года уже не получится.

Средства, внесенные по договору с «АДВ-Сервис», будут находиться на балансе вашего кабинета. Расходуйте их в привычном режиме — на рекламу, оплату услуг и инструментов и т. д. Каких-либо ограничений по времени мы здесь не устанавливаем. Если запланируем изменения — заранее вам сообщим.

При необходимости вы по-прежнему сможете осуществить возврат средств с договора «АДВ-Сервис» — в обычном порядке.

Как будут формироваться закрывающие документы?

Закрывающие документы будут формироваться на все договоры, с которых в отчетном месяце происходили траты. Они появятся в подразделе «Закрывающие документы» раздела «Финансы» до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Например, закрывающие документы за июль будут готовы до 15 августа. Оригиналы акта и счета-фактуры мы направим вам по ЭДО или Почтой России.

По договорам с «АДВ-Сервис» и «СМБ-Сервис» будут оформляться отдельные пакеты закрывающих документов. В каждом пакете: акт, счет-фактура и детализация к акту.

Также каждый месяц мы будем отправлять вам акт сверки.

Акт сверки будет приходить после 10 числа месяца, следующего за отчетным — отдельным письмом на электронную почту, указанную в договоре. Если вам потребуется акт сверки за другой период, напишите на milo@elama.ru. Акты сверки предоставляются только за закрытый отчетный период — месяц, квартал, год.

Как изменится способ получения закрывающих документов?

Закрывающие документы по договору с «АДВ-Сервис» вы сможете получить так же, как раньше — способом, указанным в договоре:

• «Почтой России»;
• лично в офисе eLama;
• по ЭДО через СБИС или другого оператора.

А по новым договорам с «СМБ-Сервис» мы будем работать только с «Почтой России» и двумя операторами ЭДО: СБИС и «Контур.Диадок».

Чтобы продолжить работать по ЭДО с «СМБ-Сервис», нужно:

1. При добавлении договора с «СМБ-Сервис» выбрать способ получения документов через СБИС или «Контур.Диадок».

2. В выбранном ЭДО подписать соглашение с «СМБ-Сервис» — мы отправим его вам автоматически.

3. Проверить статус подключения в карточке плательщика.

Вы будете получать документы по ЭДО с того месяца, в котором подписали соглашение. Если соглашение будет подписано в августе, мы отправим вам документы за август по ЭДО в сентябре. Документы за июль будут отправлены «Почтой России».

Если вы измените способ получения закрывающих документов, эти изменения вступят в силу через 28 дней. Например, если вы изменили способ 28 июля, документы за июль вы получите старым способом, а за август — уже новым.

Как изменится порядок предоставления авансового счета-фактуры?

Если аванс был потрачен не полностью, то авансовый счет-фактура формируется на сумму платежа и датируется датой платежа, то есть датой поступлений средств на расчетный счет eLama. Исключение — случай, когда дата платежа и дата акта выпадает на последний день отчетного периода. Тогда авансовый счет-фактура выставляется на разницу между суммой платежа и суммой акта.

Если акт об оказанных услугах выставлен на всю сумму платежа и услуги оказаны полностью, то авансовый счет-фактура не формируется.

Счет-фактуру мы отправим вам по ЭДО. Если вы получаете закрывающие документы «Почтой России», они и авансовый счет-фактура будут высланы вам одним пакетом на фактический адрес из договора.

Скан-копия счета-фактуры придет отдельным письмом на электронную почту, указанную в договоре, до 15 числа месяца, следующего за расчетным.

Как продолжить работу по постоплате?

Чтобы продолжить работать с нами по постоплате, заключите новый договор постоплаты с «СМБ-Сервис». Для заключения договора мы свяжемся с вами в июле или августе.

1 июля мы, как обычно, начислим лимит постоплаты на договор с «АДВ-сервис».

1 августа мы начислим лимит на договор «АДВ-сервис» тем клиентам, кто еще не подписал договор на новое юрлицо. Если вы подпишете новый договор в июле, 1 августа лимит начислится на договор с «СМБ-Сервис».

В сентябре постоплату можно будет получить только на договоры с «СМБ-Сервис».

Нужно ли подавать новую заявку на постоплату?

Новую заявку подавать не нужно. Наши сотрудники свяжутся с вами для подписания нового договора постоплаты на тех же условиях.

Если вы хотите изменить условия постоплаты — например, срок или лимит, — подайте новую заявку. Она будет оформлена на договор с «СМБ-Сервис».

Что будет с остатками постоплаты?

Остаток постоплаты нельзя перевести на новый договор, но можно потратить на рекламу. В конце месяца мы, как обычно, спишем остаток лимита с баланса вашего кабинета elama.

Остатки постоплаты, которые находятся на балансе рекламных систем, вы можете тратить в комфортном режиме без ограничений по срокам. На эти суммы мы продолжим выставлять счета от «АДВ-Сервис» и принимать по ним оплату.

Как будут выставляться счета?

Мы будем выставлять счета на договор, с которого происходили траты. Если вы тратили постоплатные средства с баланса прежнего и нового договоров, вам придут два счета: по договорам с «АДВ-Сервис» и «СМБ-Сервис».

Обязательства клиентов по договорам с ООО «АДВ-Сервис» продолжат действовать до полного их исполнения. Оплатить постоплатный счет от «АДВ-Сервис» вы сможете и после заключения нового договора.

Как оплачивать задолженность?

Перенос задолженности между договорами не предусмотрен: задолженность по постоплате перед «АДВ-Сервис» нужно будет погашать по счету от «АДВ-Сервис».

Изменится ли способ возврата денег?

Способ возврата средств останется прежним, как и сроки возврата. Напомним процедуру:

1. Остановите рекламные кампании.

2. Отключите автоматическое продление тарифа: нажмите на профиль в правом верхнем углу кабинета eLama, выберите «Тариф», снимите отметку «Продлевать автоматически».

3. Напишите на milo@elama.ru, что хотите оформить возврат, уже остановили рекламу и отключили продление тарифа.

4. Получите закрывающие документы за последний месяц, в котором вы тратили деньги на рекламу или услуги через eLama.

5. Когда закрывающие документы будут готовы, запросите у нас по почте акт сверки взаиморасчетов, шаблон заявления на возврат и инструкцию по заполнению шаблона.

6. Отправьте нам заверенный акт сверки и отсканированную копию заявления на milo@elama.ru. Сделайте это в той же цепочке писем, в которой мы ведем с вами переписку по возврату — это важно. Укажите в письме номер договора — эти документы будут переданы в бухгалтерию.

Когда бухгалтерия одобрит сканы документов, мы сообщим вам об этом и проведем возврат.

Есть еще какие-то вопросы по работе с обоими юрлицами? Отправляйте их на milo@elama.ru.