7 подводных камней: к чему и как готовиться, если вы хотите участвовать в тендерах

Тендер — это большие заказчики и большие деньги. Или большие проблемы? В бытность владельцем агентства я набил немало шишек на разных тендерных площадках. Поделюсь с вами опытом: расскажу о подводных камнях закупок для небольших компаний, а также о том, как подготовиться к борьбе за заказ, если вы все же решитесь в нее вступить.

Тендерами называют торги для определения наиболее выгодного поставщика товаров и услуг. Ряд организаций в России — государственные, с госучастием, а также крупные коммерческие — для закупки товаров и услуг обязаны объявлять тендеры: размещать заказы на специальных площадках, чтобы в них могла поучаствовать любая компания.

Сферу тендерных закупок в России регулируют два закона:

1. Для государственных торгов: федеральный закон (ФЗ) № 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
2. Для коммерческих закупок: ФЗ № 223 «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Почему тендеры — это сложно

Тендер выигрывает компания, которая при полном соответствии требованиям заявки предлагает лучшие условия. Крупным компаниям это дает преимущества, для небольших создает трудности.

Требования к исполнителям

Чтобы участвовать в digital-тендере, компании необходимо соответствовать ряду требований:

• по организационно-правовой форме — чаще всего для исполнения тендера требуется не ИП, а ООО, ЗАО и так далее;
• по числу сотрудников — обычно это 20-30 человек, и если часть коллектива получает «серую» зарплату, подтвердить это количество не удастся;
• по наличию сертификатов рекламных систем — часто не только у таргетологов, но у всех членов команды;
• по суммам на балансе и совокупному годовому доходу;
• по отсутствию проблем с налоговой и юридических скандалов — причем не только у компании в целом, но и у директора и учредителей в частности;
• по отсутствию долгов перед банками;
• по беспроблемной истории участия в тендерах и так далее.

Другими словами, для участия в тендере компания должна подтвердить, что существует давно, платежеспособна, не имеет юридических проблем и не находится на стадии банкротства. Три четверти агентств в таких условиях отсеиваются почти сразу.

Зарегулированный процесс

Чтобы участвовать в тендере, нужно подать большой пакет документов в строго определенный срок. Состав пакета зависит от условий закупки: это коммерческое предложение плюс обоснования, справки, выписки и так далее — вплоть до копии договора аренды.

Если что-то отсутствует или оформлено не так — участник выбывает из списка претендентов.

Неясность условий

В заявке не всегда четко прописаны условия и тонкости, а связь с организаторами для уточнения нередко оставляет желать лучшего.

Чаще всего участник общается с заказчиком через тендерную площадку, и ответы на его вопросы могут оказаться неполными или неясными — все-таки это не телефонный разговор.

Демпинг со стороны более крупных конкурентов

Крупные агентства обычно участвуют в партнерских программах поставщиков услуг и могут закупать рекламу на особых условиях. Это дает им возможность выставлять почти нулевые или даже отрицательные комиссии, которые небольшая компания не сможет себе позволить, не работая в убыток.

Нечестная конкуренция

Заказчик может иметь фаворита. Некоторые тендеры делаются под конкретную организацию-исполнителя, и другой оказывается трудно соответствовать условиям закупки. Случается, что для получения тендера участнику приходится искать еще несколько исполнителей с худшими предложениями.

Разумеется, бывает и так, что все происходит честно. Но даже в этом случае система определения победителя может оказаться сложной, с высокой долей субъективности.

Строгость обязательств

Компания, которая выигрывает тендер, обязана его исполнить. Так что здесь важно действовать со всей возможной осторожностью. Желание маленького агентства ворваться на рынок и демпингом получить крупного заказчика может закончиться банкротством.

Конфиденциальность контрактов

Практически все тендеры выполняются с подписанием NDA. Такие клиенты часто не хотят, чтобы о них говорили — то есть этот кейс нельзя будет включить в портфолио.

Что, если тендеры — это пока не для вас

Если вы понимаете, что не готовы тягаться с большими игроками на таких условиях — возможно, имеет смысл отложить более близкое знакомство с тендерами на период, когда у вашей компании будет больший запас прочности. А пока можно попробовать получить свое от тендеров с меньшими заботами и рисками:

1. Стать субподрядчиком агентства, которое выиграло тендер.
2. Пообщаться с заказчиком насчет возможности работы без тендера. У крупных коммерческих компаний часто есть возможность пропускать без тендера контракты с бюджетом до определенной суммы — например, до 300 000 руб.

Если же вы всё же хотите попробовать свои силы, есть несколько нюансов, которые вам важно знать.

Что нужно, чтобы участвовать в тендере

Сфера закупок — это океан, где плавают большие акулы. Она требует надежной команды, в которой вы уверены, и большого бюджета, которым вы можете распоряжаться. Так что если вы твердо решили попробовать свои силы на этом непростом пути, вам точно необходимы:

• Выделенный сотрудник, который занимается поиском тендеров, общением с площадкой, подготовкой документов: анализирует тендеры и KPI, разбирается, какие тендеры сделаны под конкретное агентство, а в каких стоит поучаствовать, и все делает вовремя. Сотрудник, который попытается совместить задачи по тендерам со своими рабочими — например, продажник, — моментально завязнет в документации.
• Выделенная группа специалистов, которая занимается подготовкой к тендеру и формирует тендерное предложение. И здесь нужно приготовиться к тому, что масштабные стратегии и макеты будут разрабатываться бесплатно. Если вы не выиграете тендер, работа пропадет, и не всегда ее результаты подойдут для использования в будущем.
• Готовность работать по постоплате. Почти все гостендеры устроены так: вы тратите свои деньги, заказчик потом компенсирует их. Срок оплаты по договору часто достигает 90 дней, а еще бывает так, что клиент затягивает процесс, не соглашаясь с какими-то позициями отчета. И кредит здесь не выход — проценты сожрут всю выгоду. Для крупных агентств у рекламных систем есть особые условия, но не всегда сроки постоплаты системы соотносятся с клиентскими. Оптимальным решением здесь может стать бесплатная постоплата от eLama, которая предоставляется заказчикам на индивидуальных условиях и может быть скорректирована по лимиту и срокам. Постоплата доступна при бюджетах от 250 000 руб.
• Также огромным плюсом будет контакт на стороне заказчика — человек, который сможет объяснить, что действительно нужно организатору торгов, что он хочет и не хочет видеть в коммерческом предложении, каков приемлемый процент комиссии.

Где найти информацию о тендерах

Главная площадка для размещения государственных тендеров — ЕИС закупки. Для участия в этих тендерах, вам нужно будет выпустить электронную подпись, а также зарегистрировать свою компанию на сайте госуслуг и в Единой информационной системе в сфере закупок — ЕИС.

На площадке Bidzaar заказы размещают негосударственные компании. Правда, здесь много тендеров не из сферы digital, но можно искать и находить что-то более подходящее. Для поиска подходящих размещений нужно авторизоваться. Искать можно по ключевым словам и по тегам площадки.

Дополнительный плюс Bidzaar — возможность получать уведомления о ходе торгов в Telegram.

Собственная тендерная площадка есть у ресурса Sostav. Кроме того, в новостной ленте на сайте проекта время от времени выходят объявления от запуске торгов и подборки тендеров.

У многих крупных коммерческих организаций на сайтах есть раздел закупок, который они время от времени обновляют. Например, в архиве закупок компании «Медси» тендеров на разного рода маркетинговые услуги — несколько десятков.

Тендеры — это множество факторов, которые нужно учесть, целый ряд неизвестных и большие объемы работы без гарантий результата. Но если цель для вас стоит того, чтобы оправдать все затраченные средства — почему бы и не попробовать. Хорошая подготовка и упорная командная работа способны творить чудеса. Успешных вам проектов!