Юрлица и ИП должны сдавать отчетность, поэтому каждый месяц рекламная система Яндекс.Директ готовит пакет закрывающих документов — они нужны, чтобы отчитаться о расходах перед налоговой и возместить НДС. Из чего состоят закрывающие документы, для чего нужны и как их получить — расскажем в этой статье.
Закрывающие документы подтверждают факт завершения сделки. Это касается и оплаты рекламы: документы доказывают, что сделка между системой и рекламодателем — юрлицом или ИП — юридически завершена и легальна. Двусторонний договор с Директом при этом не подписывается: юрлицо или ИП принимает (акцептует) оферту, когда впервые оплачивает кампании.
Физлицо тоже принимает оферту после первой оплаты, но закрывающие документы ему не предоставляются. Доказательством оплаты в таком случае будет кассовый чек, его рекламная система отправляет на почту рекламодателя после каждого денежного перевода. Если рекламодатель сначала был физлицом, а затем решил стать ИП, ему нужно создать новый аккаунт с новым организационно-правовым статусом.
Яндекс.Директ предоставляет три отчетных документа: счет на оплату, акт об оказанных услугах, счет-фактуру. Расскажем о них подробнее.
Счет на оплату
Это документ, по которому юрлицо или ИП оплачивает услуги сервиса (рекламу). Все выставленные аккаунту счета можно посмотреть в Яндекс.Балансе — сервисе, где содержится юридическая информация о компании и документы, подтверждающие взаиморасчеты с Яндексом. Определенный счет или счета за любой период, например неделю, можно найти во вкладке «Счета».
Акт об оказанных услугах
Доказательство того, что Яндекс.Директ действительно оказывал услуги рекламодателю. В акте указан объем услуг и стоимость каждой из них. Акт формируется автоматически по каждому счету после того, как Яндекс выполнил со своей стороны обязательства, другими словами, как только со счета списались деньги за показ рекламы. Если календарный месяц закончился, а деньги на балансе остались, то в закрывающих документах будут два акта: промежуточный — на сумму, которую рекламодатель израсходовал, и авансовый — на сумму счета. Только после того как все деньги будут списаны, формируется финальный акт.
Например, вы оплатили счет на 20 тыс. рублей в сентябре, но потратили из них только 15 тыс. В закрывающих документах за сентябрь Директ предоставит промежуточный акт и счет-фактуру на 15 тыс. руб и авансовый акт на 20 тыс. руб.
Счет-фактура
Создается на основе акта об оказанных услугах и отражает только фактически потраченную сумму за месяц.
Ни в одном из документов не указываются названия и номера кампаний, по которым шли показы.
Закрывающие документы формируются после сверки всех сформированных счетов и актов — обычно до седьмого числа каждого месяца. Проверьте, правильно ли указан адрес получения оригиналов на вкладке «Плательщики». Чтобы избежать ошибок и задержек, лучше позвонить в бухгалтерию Яндекса и уточнить ваш адрес и почтовый индекс.
Если вы впервые зарегистрировались в Директе
Заполнить информацию о плательщике можно в три клика:
1. В аккаунте войдите в раздел «Платежи и документы».
2. В открывшемся окне выберите «Плательщики».
3. В выпадающем списке найдите «Юр. лицо» и нажмите «Создать».
Внимательно заполните данные, которые требует система, иначе закрывающие документы будут некорректными. Сохраните изменения — теперь каждый месяц сервис автоматически будет присылать документы.
Способы получения закрывающих документов в Директе
Яндекс.Директ может предоставить закрывающие документы тремя способами:
- По Почте России на юридический адрес рекламодателя, который он указывает при заполнении данных о своем юрлице.
- В электронном формате (копии документов). Их система отправляет автоматически два раза в месяц — 15-го числа и в предпоследний день каждого отчетного месяца. Если эти дни выпадают на выходной, то документы отправят в ближайший рабочий день. На электронных документах нет подписей и печатей, потому что это копии — их удобно иметь под рукой для составления предварительной отчетности. Как только оригиналы закрывающих документов будут готовы, Директ отправит их по юридическому адресу рекламодателя. Обычно оригиналы готовятся в течение 3-5 рабочих дней после электронной рассылки.
- Через систему электронного документооборота. В этом случае Директ не будет отправлять документы на электронную почту и юридический адрес: все оригиналы и копии будут доступны только в системе электронного документооборота. Для работы с Яндексом по ЭДО нужно подключить либо Контур.Диадок компании «СКБ Контур», либо СБИС компании «Тензор».
Как заказать повторную отправку закрывающих документов
Если документы потерялись или с ними что-то случилось, а отчетность нужно сдать, то можно вручную заказать оригиналы или копию документов в Яндекс.Балансе.
Для этого перейдите на вкладку «Акты», выберите период, укажите нужные параметры в фильтре расширенного поиска документов, например номер счета, и нажмите «Вывести».
На экране появится список документов. Вы можете выбрать все или некоторые из них, а затем указать электронную почту, на которую придут копии документов, или нажать «Получить оригиналы».
Яндекс отправит копии в течение дня в формате PDF. Если документов будет больше 10, то писем будет несколько — по 10 файлов в каждом. Если вы заказали оригиналы, система обработает заявку в течение трех рабочих дней и отправит документы Почтой России.
Где найти акт сверки
Бухгалтеры делают сверку по документам за определенные периоды (месяц, квартал, полгода и так далее), для этого они используют специальный акт сверки взаиморасчетов. В Директе он формируется в системе автоматически, но его также можно заказать. Цель составления акта сверки — проверить все поступления денег на расхождения.
Чтобы регулярно получать акты сверки за отчетный период, перейдите во вкладке «Акты», нажмите на ссылку «Заказать регулярный бухгалтерский акт сверки». В открывшемся окне выберите период формирования актов: ежеквартально, ежемесячно или в конце года. Выберите юридическое лицо или ИП, для которого необходимо формировать акты и нажмите «Заказать». Наглядная инструкция также есть в справке Яндекса.
Акт сверки за любой другой период можно найти во вкладке «Акты сверки онлайн». Выберите интересующий период и нажать на кнопку «Вывести».
Сформированный акт сверки можно скачать в формате CSV, для этого в открывшемся списке нажмите на ссылку «Расширенный отчет в формате Excel».
Как дать прямой доступ к документам бухгалтеру
Зачастую сам рекламодатель не занимается отчетностью, поэтому для удобства бухгалтера можно предоставить ему прямой доступ ко всем документам в аккаунте. Обратите внимание, что у бухгалтера может быть доступ только к одному юрлицу на аккаунте, при этом у него должен быть пустой аккаунт, с которого не ведется реклама. Самих бухгалтеров на аккаунте может быть несколько (в зависимости от количества профилей юрлиц или ИП).
Предоставить доступ бухгалтеру может только рекламодатель. Как это сделать:
- В Яндекс.Балансе выберите вкладку «Акты».
- В самом низу страницы нажмите на ссылку «Добавить логин для бухгалтера».
- В открывшемся окне введите логин аккаунта бухгалтера и нажмите «Добавить».
Чтобы забрать доступ, напишите запрос на почту отдела по работе с бухгалтерскими документами Яндекса. При этом не забудьте указать:
- ИНН вашей компании или ИП;
- номер счета, акта или договора;
- название сервиса, указанное в договоре.
Как eLama упрощает получение закрывающих документов
В eLama тоже можно получать закрывающие документы по расходам в Директе: мы автоматически сформируем и отправим полный комплект. Особенно это удобно, если у вас кампании сразу в нескольких системах и сервисах.
В eLama можно получать закрывающие документы:
- за расходы в Директе, Google Ads, ВКонтакте, TikTok Ads, myTarget и даже в Facebook и Instagram;
- за переводы в другие рекламные сервисы — в Яндекс.Дзен, Яндекс.Бизнес, Яндекс.Навигатор, Calltouch, Calltracking.ru, Yagla и Программатик.
Закрывающие документы формируются по всем рекламным системам и доступны в личном кабинете. Акт, счет-фактуру и детализацию акта за предыдущие месяцы можно скачать во вкладке «Закрывающие документы» в разделе «Финансы».
К одному кабинету eLama могут быть привязаны несколько договоров юрлиц, например клиентов агентств, для каждого из них можно выбрать свой способ получения закрывающих документов. Каждый месяц закрывающие документы отправляются автоматически по Почте России или ЭДО — в зависимости от того, что вы выбрали в разделе «Договор». Также оригиналы можно забрать из нашего офиса в Санкт-Петербурге.
Запросить акты сверки можно через Службу Заботы eLama: напишите или позвоните нам, указав название юрлица или ИП, ИНН, период, за который нужен акт, и электронную почту, куда вам удобнее получить готовые документы. Специалисты Службы Заботы подадут заявку за вас.
eLama — это не только закрывающие документы по всем системам, но и:
- инструменты, которые упрощают работу с рекламой;
- поддержка Службы Заботы на каждом этапе: от настроек кампании до модерации;
- помощь на старте — создадим бесплатные кампании и подарим бонусы на рекламу;
- партнерская программа для агентств и фрилансеров с ежемесячным вознаграждением до 18%.
