Как автоматизировать процесс сбора отчетности

Отчетность необходима любому бизнесу — иначе ему придется действовать вслепую, без понимания, насколько его действия результативны. А на конкурентном рынке таким образом не победить. Чтобы собирать отчетность оперативно, эффективно и с низкой вероятностью ошибок, ее нужно автоматизировать. От том, как это сделать и с чего начать, рассказывает Сергей Галактионов, руководитель сервиса JetStat.

Сергей Галактионов руководитель сервиса JetStat

Современный бизнес работает с огромным объемом данных: из рекламных кабинетов, CRM-систем, маркетплейсов, аналитических систем, коллтрекеров и многих других сервисов. Чтобы принимать эффективные решения, необходимо постоянно вести статистическую отчетность и анализировать данные в динамике. Делать это вручную — не только сложно, но и рискованно с точки зрения возможных ошибок. Значительно сократить время на сбор информации и сделать отчетность более точной и доступной помогает автоматизация.

Автоматизированная система отчетности сокращает время на сбор и обработку данных, то есть экономит время сотрудников. Кроме того, она помогает сделать процессы рекламы и продвижения более контролируемыми и прозрачными. В конечном итоге такая система повышает эффективность работы компании и помогает снижать затраты.

Существует два основных способа получить автоматизированную отчетность:

1. написать свой код c любыми источниками, чтобы подтягивать необходимые данные в отчеты;

2. использовать готовые софтверные инструменты, которые сами интегрируют нужные источники данных с документами и базами.

Одним из таких инструментов может стать JetStat — сервис, доступный клиентам eLama бесплатно через маркетплейс. Разберем на его примере, как сделать процесс сбора отчетности автоматическим, чтобы всегда иметь под рукой свежие данные в отчетах нужного вида.

Шаг 1: Определите источники данных

Первым делом важно определить, откуда поступают данные. Источниками могут быть:

• Программы для работы с документами и файлами: Яндекс Диск, Google Диск, Google Таблицы, Microsoft Word и Excel и пр.

• Аналитические системы: Google Analytics 4, Яндекс Метрика, AppsFlyer, AppMetrica, Adjust, Weborama, Adriver и др.

• Рекламные системы: Яндекс Директ и ПромоСтраницы, VK Реклама, Google Ads, TikTok Ads, Hybrid, OTM и др.

• CRM-системы: amoCRM, «Битрикс24», Retail CRM.

• Маркетплейсы и платформы: например, Ozon, Wildberries, «Циан».

• Коллтрекеры: Calltouch, CoMagic, Callibri, Callkeeper и др.

Шаг 2: Настройте единое место для хранения и выгрузки данных

Когда список источников готов, можно подключить централизованное хранилище данных. Выгрузка отчетов обычно происходит:

• в файлы (в Excel, CSV, Google Таблицах, на Google Диске, Яндекс Диске и др.);

• базы данных (Big Query, ClickHouse, MySQL, PostgreSQL, Microsoft SQL).

Обычно маркетологи используют хранилище данных, выбранное для них аналитиками их компании. Если его нет — то файлы.

Шаг 3: Автоматизируйте построение отчетов

После настройки сбора данных можно начинать автоматизировать создание отчетов. Чтобы сделать это через JetStat:

1. Определите, какие отчеты вы хотите строить (это может быть, например, сквозная аналитика, когортный анализ, план-факт).

2. Используйте шаблоны отчетов, которые вам предложит инструмент.

3. Настройте шаблоны под свои бизнес-задачи.

С шаблонами отчеты делаются быстрее, потому что вам остается только настроить под себя расчеты, источники и место выгрузки. В JetStat также можно создавать отчеты с нуля.

Шаг 4: Приступайте к обработке данных

Часто данные из разных источников требуют преобразования — например, вам может быть нужно объединить таблицы, рассчитать дополнительные метрики или структурировать данные для визуализации.

Обработка данных позволяет кастомизировать отчет под бизнес-задачу маркетологов — например, посмотреть данные по определенному сегменту, запросу, времени, определить самые эффективные кампании и пр.

Это удобно делать с помощью модификаторов и функций для обработки данных, которые предоставляют инструменты автоматизации. Вот, например, какие блоки популярны среди пользователей JetStat:

• Формулы — «встроенный эксель», которые позволяет редактировать текущие данные.

• Сегменты — возможность выделить группы каналов или кампаний, а также отнести строку к той или иной группе.

• Блок «ИИ Запрос», который решает разные задачи с помощью искусственного интеллекта. Он заменяет другие модификаторы и способен даже выполнять функции специалиста-аналитика — нужно только правильно составить запрос. Например, это может быть нахождение строк с определенным значением и совершение операций только с ними. А еще ИИ можно попросить составить нужный отчет, и он это сделает сам.

Другие популярные функции: фильтрация, сортировка, группировка, сводные таблицы, изменение форматов данных (текст в дату, число в текст и т.д.) и объединение таблиц.

Всё это важно и полезно для формирования отчетов, которые отвечают вашим специфическим запросам.

Шаг 5: Настройте процесс и визуализацию

Чтобы работать с данными было удобно, процесс автоматизации должен быть наглядным. Многие инструменты предлагают визуальный интерфейс, где можно увидеть источники данных, пункты выгрузки, операции и модификации.

Такой подход позволяет вам:

• видеть и понимать весь процесс работы с данными;

• легко находить ошибки;

• делиться логикой сбора с коллегами.

В интерфейсе JetStat есть три типа блоков:

• зеленые блоки показывают источники данных;

• синие — это системы, в которые выгружаются данные;

• красные — операции и модификаторы для обработки данных.

Различие цветов дает четкое представление, где данные заходят в систему, где трансформируются, а где экспортируются. Это позволяет легче представлять себе логическую цепочку операций, которые проводятся с данными. Визуальный интерфейс облегчает работу любому специалисту, который начинает работать с JetStat или знакомиться с отчетами коллег.

Наглядно показать результаты отчетов в виде дашбордов также можно, если настроить интеграцию, например, с DataLens.

Почему автоматизация важна

Автоматизация процесса сбора отчетности — это не просто тренд, а необходимость для бизнеса, который стремится к эффективности и точности. Инвестируя в инструменты автоматизации, такие как JetStat, вы не только экономите время, но и повышаете контролируемость процессов, что напрямую влияет на рост компании и снижение операционных рисков.

Важно помнить, что успешная автоматизация — это не конечный этап, а постоянный процесс, который подразумевает регулярную настройку, мониторинг и адаптацию системы под меняющиеся потребности бизнеса. Чем раньше вы внедрите такую систему, тем больше преимуществ получите в долгосрочной перспективе. В их числе, например, снижение ошибок, улучшение аналитики и повышение прозрачности всех рабочих процессов.