На первый взгляд кажется, что никаких правил в оплате нет, главное — соблюсти сроки. На самом деле от выбранного способа платежа зависит, сможет ли компания учесть этот расход при расчете налогов. Рассмотрим разные способы с их достоинствами и недостатками.
Оплата с банковской карты или личного счета работника
Часто личный кабинет рекламного сервиса пополняет директор или маркетолог со своего текущего счета или счета, привязанного к дебетовой или кредитной карте. Такой способ удобен тем, что не нужно оформлять платежное поручение, и деньги от физического лица зачисляются быстрее, чем от юридического. А чтобы не пропустить, когда подошел очередной платеж, можно настроить автоплатеж или автопополнение и спать спокойно. Однако этот способ оплаты понравится не каждому бухгалтеру.
Если вы — компания или ИП на УСН Доходы, с вас никто не спросит, на что вы потратили заработанные в бизнесе деньги. ИП может платить за рекламу со своего счета или привязанной к нему карты, чтобы автоматизировать процесс и бесперебойное продвижение товаров в сети.
Если речь идет о юрлице, то сотрудник также вправе оплачивать рекламу со своих личных счетов (по договоренности с руководством), а после обращаться за возмещением расходов. Или заранее получить деньги в подотчет, если сотрудник является подотчетным лицом. Для подтверждения расхода нужен чек.
Для компаний и предпринимателей на УСН 15% важно, чтобы платеж можно было зачесть для уменьшения налогооблагаемой базы. Рекламные расходы базу уменьшают (пп. 20 п. 1 ст 346.16 НК) при условии, что это оплата за фактически оказанные услуги. Авансовые платежи в расходы зачесть нельзя (письмо ФНС от 20.05.2019 № 03-11-11/36060, письмо Минфина от 12.12.2008 № 03-11-04/2/195). Соответственно, если платеж проходит через подотчетное лицо, это должна быть постоплата, подтвержденная чеком или платежным поручением, актом и другими документами.
Для бизнеса на ОСНО в части налога на прибыль ситуация схожа с упрощенцами на «доходы минус расходы». Например, можно также провести оплату через подотчетное лицо. Главное — подтвердить расход полным комплектом документов.
С НДС сложнее. Без счета-фактуры к вычету налог принять нельзя (письмо Минфина от 27.11.2019 № 03-07-11/92132). А чтобы поставщик выставил счет-фактуру, на сотрудника нужно выписать доверенность. Вот только что с ней делать дальше — непонятно, если все общение с рекламным сервисом проходит через личный кабинет. Поэтому такой способ оплаты рекламных кампаний для ИП и компаний на ОСНО не желателен.
Оплата с кошелька Яндекс Деньги, WebMoney, QIWI Wallet
Компаниям не запрещено использовать корпоративные электронные кошельки, привязанные к банковскому счету и зарегистрированные в ФНС. Но расчеты между юрлицами и ИП через них запрещены 161-ФЗ.
Безболезненно оплатить рекламную кампанию с электронного кошелька может только физлицо или самозанятый.
Оплата наличными через терминал QIWI, Compay, Элекснет, Лидер, МКБ, Кассира.Нет
Такой способ оплаты рекламы удобен, когда терминал расположен по соседству. Но с бухгалтерской точки зрения услуги такого «соседа» подходят только доходным упрощенцам. Кроме чека об оплате, никаких закрывающих документов терминал не даст. А если в терминале закончилась чековая лента, то вы и вовсе не получите никакого документа.
Как подтверждение расходов подотчетного лица чек подойдет на любом режиме, но приложить его к расходам для налогообложения не получится. По одному чеку без акта об оказании услуг компании и предприниматели на УСН «доходы минус расход» и ОСНО подтвердить рекламные расходы не смогут. Так как счет-фактуру терминал не выдает, про вычет по НДС также придется забыть.
А еще этот способ не подходит, когда оплатить рекламную кампанию нужно срочно. Платежи через терминалы идут до трех дней, существует вероятность сбоев и задержек.
Оплата с расчетного счета компании
Такой способ удобен тем, что между заказчиком и исполнителем отсутствует промежуточное звено в виде подотчетника, а бухгалтер делает меньше проводок. При соблюдении описанных в первом разделе требований, бизнес на УСН 15% и ОСНО сможет подтвердить расход и принять НДС к вычету.
Неудобен способ тем, что у каждого сервиса свои требования к оформлению назначения платежа. Одни требуют ссылку на счет, другие на номер рекламного кабинета, третьи не допускают оплату нескольких счетов одной платежкой и т.д. Бухгалтеру при оплате нужно держать в голове эти нюансы.
Оплата через еLama
Этот способ объединяет все предыдущие. Пополнить баланс eLama может и физическое, и юридическое лицо — наличными или безналичным перечислением со счета или электронного кошелька.
Оплата рекламы через eLama экономит время, так как в едином личном кабинете вы распределяете бюджет между разными аккаунтами и сервисами таргетированной и контекстной рекламы. Это Яндекс Директ, Дзен, ВКонтакте, myTarget, Авито — всего более 10 систем и сервисов.
Вариант подходит бизнесу на любом налоговом режиме, так как единый комплект закрывающих документов, в том числе и счет-фактура, формируется прямо в личном кабинете, а оригиналы документов отправляются Почтой России или по ЭДО автоматически.
