Как получить закрывающие документы в Google Ads Закрывающие документы подтверждают, что сделка юридически завершена и легальна. Они нужны юридическим лицам и ИП, чтобы отчитаться о расходах перед налоговой и возместить НДС. За оплату рекламы тоже можно получить закрывающие документы. Как это сделать в Google Ads — рассказываем в статье.
При настройке аккаунта Google Ads российским рекламодателям необходимо выбрать один из налоговых статусов: физическое лицо, юридическое лицо или ИП. В дальнейшем изменить этот статус нельзя: если владелец аккаунта с налоговым статуса физлица оформит ИП и решит через него оплачивать рекламу, ему придется создать новый аккаунт в Google Ads.
Физлица после каждой оплаты или возврата денег получают только кассовый чек. Электронные версии чеков отправляются на указанную в контактах почту, поэтому важно, чтобы она была актуальной.
Закрывающие документы Google Ads предоставляет юрлицам и ИП. Какие именно документы получает рекламодатель, зависит от способа оплаты рекламы — по предоплате или кредитной линии. Разберем, какие документы предоставляет система при каждом способе оплаты.
Если у компании несколько аккаунтов, Google Ads предоставит отдельный комплект документов для каждого из них, даже если они связаны с одним управляющим аккаунтом.
Оплата по кредитной линии
Если подключена кредитная линия, то рекламодатель сначала показывает рекламу, а в конце месяца Google Ads выставляет ему счет на оплату. Чтобы использовать кредитную линию, рекламодатель должен соответствовать требованиям Google Ads:
- бизнес существует больше года;
- аккаунт кампании активный и с хорошей репутацией;
- расходы на рекламу превышают 5000$ в месяц (учитываются любые 3 месяца из последних 12).
Документы, которые получают рекламодатели с кредитной линией
- Счет-фактура (с НДС) — подтверждает, что услуги были оказаны, и отражает их стоимость. Другое назначение документа — подтвердить сумму уплаченного НДС, чтобы потом получить налоговый вычет.
- Акт сдачи-приемки услуг. Формируется на основании счет-фактуры и содержит те же сведения: перечень услуг и их стоимость. Акт сдачи-приемки, как и счет-фактура, содержит фактические расходы аккаунта за месяц.
- Акт сверки счетов включает все взаиморасчеты с рекламной системой за определенный период, максимум — год. Заказать акт можно через форму в Справочном центре Google Ads.
Оплата по предоплате
Рекламодатель оплачивает рекламу до начала показа объявлений. Запустить рекламу можно только тогда, когда деньги поступят на баланс Google Ads.
Документы, которые получают рекламодатели, работающие по предоплате
Кроме счета-фактуры, акта сдачи-приемки и акта сверки, рекламодатели могут получить:
- Авансовый счет-фактуру. Автоматически создается после каждого платежа и датируется днем его получения. Не является закрывающим документом, но принимается к вычету НДС с оплаты. Электронная версия доступна через два дня после получения платежа. Запрос на бумажную версию документа можно отправлять только через 10 рабочих дней после того, как платеж появился в аккаунте.
- Предварительный счет. Создается рекламодателем перед платежом, каждый раз когда он запрашивает данные для перевода денег. Бумажная копия не высылается автоматически. Доступна после осуществления денежного перевода.
- Условия использования принимаются в момент создания аккаунта. Запросить электронную и бумажную версии документа можно спустя 48 часов после создания аккаунта. Найдите в меню «Инструменты и настройки», перейдите в раздел «Сводка» и скачайте электронную версию документа на странице «Платежный профиль».
Как получить документы
Электронные версии документов формируются автоматически в начале (3-7 числа) следующего месяца. Чтобы их найти, в верхнем меню выберите вкладку «Документы», ее также можно найти в разделе «Транзакции».
Выберите нужные фильтры: тип документа, период и т. д. И нажмите «Скачать». Документы в бумажном виде предоставляются по запросу, формируются после 20-го числа текущего месяца и доставляются Почтой России. Исключение — акт сверки, его бумажную копию Google Ads отправляет раз в год. Запрос будет обработан в течение двух дней, а доставка займет не больше 10 дней.
Чтобы их получить, в разделе «Транзакции» нажмите на раскрывающееся меню «Счет-фактура за оказанные услуги» и выберите пункт «Запросить повторную отправку документа». При этом система создаст и копию акта сдачи-приемки услуг.
Также получить документы можно через сервис документооборота, Google использует СКБ Контур. Если рекламодатель выбрал ЭДО, то бумажные версии документов он получить не сможет.
Почему удобно получать закрывающие документы через eLama
Для агентств, фрилансеров и самостоятельных рекламодателей, работающих по договору юрлица или ИП, в eLama формируются закрывающие документы: акт, счет-фактура и детализация акта.
Почему это удобно:
- документы формируются автоматически;
- вся отчетность на русском языке;
- можно получить полный комплект по 15+ системам и сервисам, которые подключены в eLama, даже по Facebook и Instagram.
Документы мы формируем в середине месяца, следующего за отчетным. Когда счет и акты сформированы, их электронные версии (сканы с нашей подписью и печатью) загружаются в личный кабинет eLama. Их можно скачать на вкладке «Закрывающие документы» — перейти в него можно из раздела «Финансы». Также документы автоматически отправляются на контактную почту, указанную в договоре на оплату, например бухгалтера.
С января 2021 года документы для Google Ads формируются исходя из данных о расходах внутри самой системы, а не переводов через eLama. Например, вы перевели с баланса eLama в Google Ads 20 000 руб. За месяц были потрачены только 10 000 руб., значит, в закрывающих документах будут отражены только 10 000 руб. Остальные деньги будут в документах того месяца, в который вы их потратите.
В eLama для всех аккаунтов Google Ads комплект будет один. Так, если ваши пять аккаунтов потратили 100 000 руб., то будет сформирован один комплект документов на 100 000 руб. Это значительно упрощает подготовку документов для налоговой.
Оригиналы документов можно получить несколькими способами:
- Почтой России по указанному адресу;
- через электронный документооборот;
- самостоятельно из офиса eLama.
Способ получения оригиналов документов выбирается в редактировании договора на оплату в разделе «Финансы», при необходимости его можно изменить.
Если вам нужно повторно запросить оригиналы закрывающих документов, напишите на почту Службы Заботы, в онлайн-чат или через форму обратной связи в личном кабинете. В запросе укажите период, за который нужны документы, ИНН или номер договора, а также удобный способ получения.
