Можно ли работать меньше, а зарабатывать больше? Можно! Причем безо всякой автоматизации и особых сервисов. Всё, что для этого нужно, — немного дисциплины и несколько таблиц. Дмитрий Фролов, руководитель digital-агентства Webolution, которое участвует в партнерской программе eLama, показывает, как этого добиться.
Наше агентство некоторое время работало по фиксированной стоимости: разработка сайта, допустим, 100 000 руб., контекст — 35 000 руб., SEO — 20 000 руб. и так далее. Мы нарастили штат, обзавелись постоянными клиентами. А потом поняли, что что-то не так: мы на работе по вечерам, а иногда и по ночам, а денег больше не становится! Если вы понимаете, о чем я, вам точно будет интересен и полезен опыт, о котором я расскажу.
Наиболее вероятная и распространенная причина проблем вроде тех, с которыми столкнулись мы, — расхожее и неверное представление о том, что бизнес в digital делает деньги из воздуха. Но на самоме деле, чтобы продать услугу, нам нужно что-то купить — в первую очередь, время. И чтобы агентство было рентабельным — то есть прибыльным — мы должны продавать дороже, чем покупаем.
В этой статье я расскажу, как построить систему контроля рентабельности проектов и агентства в целом, чтобы работать меньше, а зарабатывать больше — и не за счет автоматизации.
Webolution на рынке с 2007 года. Сейчас у нас в штате около 50 человек. Мы разрабатываем digital-стратегии, создаем сайты и занимаемся сопровождением бизнеса в интернете: техподдержкой и аналитикой, SEO, контекстной рекламой и так далее. То есть то, о чем пойдет речь, актуально и для продакшна, и для рекламных услуг.
Система контроля рентабельности строится в пять шагов.
Шаг 1: Считаем себестоимость часа
Главный ресурс, которым мы оперируем, — это время специалистов. Мы покупаем его — сами у себя, у сотрудников инхаус и на аутсорсе — и продаем. Чтобы продавать его с выгодой для себя, нужно понимать, во сколько оно нам обходится.
Все расходы по оказанию услуги делятся на четыре группы:
- Производственные — траты на собственное производство и оказание услуги, в частности, время специалистов.
- Коммерческие — на то, чтобы ее продать.
- Административные — на то, чтобы организовать процесс.
- Сопутствующие — на офис, оборудование, бухгалтерию и так далее.
Суммируйте эти расходы, разделите на количество затраченных часов — и узнаете себестоимость часа. А потом разделите это значение на стоимость, в которую час работы вашего агентства обходится клиентам.
Допустим, себестоимость часа — 700 руб., а клиенты платят вам за час по 3000 руб. Тогда расчет будет выглядеть так.
700 / 3000 = 2,3
Полученная цифра называется коэффициентом overhead. В идеале он должен быть на уровне 4-5, а если он меньше трех — значит, экономика агентства где-то трещит. Значит ли это, что пора повышать цены? Скорее всего, да, но о ценах мы поговорим позднее, потому что дело не только в них.
Шаг 2: Планируем время
Итак, мы понимаем, по какой цене продавать время. Чтобы делать это как можно выгоднее и не брать на себя работы больше, чем получится выполнить, время нужно планировать.
Планирование начинается с оценки задач по проекту и составления сметы. Мы делаем это так:
- разбиваем задачи на подзадачи;
- распределяем их по специалистам;
- оцениваем трудозатраты в часах на каждую;
- умножаем количество часов на стоимость часа для клиента.
Для удобства мы собрали все свои услуги и подготовили шаблоны смет для разных проектов. При подготовке новой нужно только убрать или добавить в шаблоне некоторые пункты и скорректировать количество часов. Это упрощает планирование и ускоряет процесс.
Смета выглядит примерно так.
Таблицу можно рассмотреть подробно (цифры в ней вымышленные).
Шаг 3: Ведем учет рабочего времени
Всё распланировать — дело хорошее, но в планы нужно еще и уложиться.
Мы работаем в среде «Битрикс24». Под разные проекты у нас в ней есть шаблоны задач с подзадачами, дедлайнами и плановыми сроками.
Это удобно: шаблон выставляется в один клик — и вот уже 40 задач на два месяца ждут своих исполнителей. Остается скорректировать трудозатраты в зависимости от сметы и назначить задачи.
Каждый исполнитель видит часы, в которые он должен уложиться, и ведет свой учет — фиксирует время, затраченное на выполнение задачи фактически: жмет «Начать», когда приступает, и «Завершить», когда всё готово. Вначале погрешность была большой, разъяснительными беседами мы смогли сократить ее до 5–7%.
Такой трекинг помогает понимать, совпадает ли реальность с планом, кто сколько и с какой скоростью работает, успеваем мы с задачами или нет.
Данные по выполненным задачам мы каждый месяц выгружаем в Excel. В «Битрикс24» есть такой отчет, он стандартный, в нем не нужно настраивать ничего, кроме даты.
С помощью этого отчета можно сравнить плановые трудозатраты по смете с фактически затраченным временем. Обратите внимание на разницу по некоторым задачам: плановое время 120 часов, в фактическое — аж 416. Таких разночтений быть не должно — важно выяснять их причины и решать их.
Шаг 4: Учитываем фактические расходы
Работая с проектом, мы тратим не только время, но и деньги. В нашем агентстве почти все спецы свои, но тексты, например, мы заказываем на аутсорсе. А еще иногда можем заказать баннеры у сторонних дизайнеров, если наши не успевают.
Все подобные расходы должны заноситься:
- в план — так, чтобы вы понимали, в какую сумму они будут обходиться в тот или иной месяц;
- в отчет — так, чтобы вы видели, сколько трат пришлось на каждый проект.
Вот, например, наша табличка по заказу текстов у копирайтеров. Здесь прописаны авторы задачи, объем работ, суммы.
У каждой записи есть тег, чтобы данные можно было сортировать по проектам и выгрузить суммы фактических расходов.
Шаг 5: Контролируем рентабельность
Рентабельность — это отношение прибыли к выручке по проекту без учета рекламных бюджетов.
Рекламные бюджеты мы не считаем, потому что это транзитная выручка, она приходит и уходит. Кстати, с eLama стало очень удобно работать с ней: наши клиенты заключают свои договоры с сервисом и платят ему напрямую. Для нас это минус лишняя бухгалтерия и плюс агентское вознаграждение, а также помощь с маркировкой, бесплатный маркетплейс инструментов и другие приятные вещи. Подробнее о партнерской программе eLama →
Когда проектов 3–5, вы знаете всех клиентов в лицо и помните, по кому какие задачи в работе. Когда их 10–15, с этим уже сложнее. Мы сейчас параллельно ведем около 80 проектов, в каждом — помногу задач, большинство — на разных стадиях, и занимаются ими разные люди. Понять, где мы в плюсе, а где — в минусе, невозможно, если не рассчитывать и не контролировать рентабельность.
Зная показатели рентабельности по каждому проекту, вы можете:
- понимать, сколько фактически зарабатываете на каждом проекте;
- понимать, насколько проекты окупаются;
- видеть динамику окупаемости и принимать решения по проектам, которые приносят недостаточно прибыли: менять стратегию или отказываться от них;
- видеть качество планирования — насколько план совпадает с фактом.
Рассчитываем рентабельность
Первым делом нужно собрать все данные по проекту — запланированные и фактические.
Сводим данные в одной таблице (вот шаблон). Делим план на факт — и получаем рентабельность в процентах.
Норму рентабельности — то есть то, сколько вы хотите зарабатывать — нужно закладывать в продажную стоимость часа.
И обязательно контролировать:
- плановую рентабельность по смете;
- плановую рентабельность по задачам в «Битрикс24» (потому что руководитель при постановке задач может где-то добавить часов — и тогда факт сойдется с планом в «Битрикс24», но не сойдется со сметой);
- фактическую рентабельность.
Когда мы начали считать, оказалось, что по двум третям проектов мы работаем в минус. Потому что стоимость часа для клиентов у нас оказалась 933 руб., а себестоимость — гораздо выше. Сейчас наша норма рентабельности — 20%, плановая рентабельность, которую мы закладываем в цену — 25%. Чтобы добиться этого, мы прошли весь алгоритм, начиная с первого шага, навели порядок в процессах и подняли цены. Кстати, о них.
Как повысить цену для клиентов
Подумав, мы решились на рискованный шаг: выставили новые счета клиентам из расчета 1500 руб. за час. И начали переживать, что все клиенты от нас уйдут. Не ушел ни один. Наша прибыль в момент выросла примерно на треть.
В дальнейшем ценник был увеличен сначала до 1800 руб., потом до 2000, 2200 и наконец 2500 руб. Повышение мы приурочивали к согласованию нового блока ежеквартальной или годовой сметы, а объясняли тем, что над проектом будут работать более квалифицированные специалисты, которые стоят дороже.
Поэтому не бойтесь поднимать цены! Не рушьте рынок, покупайте дешево, продавайте дорого — и будет нам всем с вами счастье. И клиентам, кстати, тоже, потому что никого не радует голодный, невыспавшийся и выгоревший подрядчик.
Важный нюанс!
Может случиться такое: вы считаете рентабельность по задачам, сделанным за месяц, и делаете выводы. А в следующем месяце всплывают косяки, на решение которых приходится тратить время. Так плановые 120 часов превращаются в 416, а картина искажается.
Поэтому, когда считаете рентабельность:
- имейте в виду, что это срез на текущий день, и завтра цифры могут быть другими;
- либо убедитесь, что все задачи закрыты, а любые доработки в рамках этого проекта будут происходить по новым задачам, привязанным к новому отчетному периоду.
Второй вариант, конечно, предпочтительнее.
То же самое, но коротко
- Зарабатывать больше агентству помогает наведение и поддержание порядка в процессах. Выясните, сколько стоит час вашей работы, сколько вы зарабатываете на каждом из клиентов и в среднем, а также какова ваша норма прибыли — чтобы получать ее стабильно и иметь возможность ее повысить.
- Чтобы навести порядок в процессах, нужно первым делом посчитать себестоимость часа, отладить планирование и учет рабочего времени. А далее — учитывать фактические расходы и регулярно рассчитывать рентабельность.
- Прежде чем рассчитывать рентабельность, убедитесь, что все задачи по сделкам, связанным с отчетным периодом, завершены.
- Далее постройте в «Битрикс24» или другой рабочей среде отчет по запланированным и фактическим затратам времени на задачи по проекту за отчетный период.
- Сведите в одной таблице все данные: плановые затраты времени по смете и отчету «Битрикс24», фактические затраты времени по отчету «Битрикс24» плюс фактические расходы и доходы — то, сколько денег вы получили за работы от клиентов.
- Разделите план на факт и сделайте выводы о рентабельности своей деятельности.
- Видя конкретные цифры и понимая, откуда они берутся, вы можете управлять рентабельностью: снизить потери времени в процессе выполнения задач, исключить или оптимизировать неэффективные процессы, отказаться от убыточных проектов, поднять цены и т. д.
